AI化する業務の棚卸しシート
社内の業務を「誰が・何を・月に何時間」で書き出し、AIに渡せる作業と最初に試す1業務を選ぶためのシートです。1週間で全体をざっくりつかむ用途に使えます。
使い方
- 1日目：部門ごとに思いつく業務を30分でシート1に書き出す（時間はだいたいで可）
- 2〜6日目：実際にやった仕事をメモし、漏れていた業務や頻度を追記する
- 7日目：月あたりの時間で並べ替え、上位の業務をシート2で作業に分解して仕分ける
- シート3で候補を点数化し、最初に試す1業務を決める
雛形
シート1 業務の書き出し（1行1業務）
| No | 業務名 | 担当者 | 頻度 | 1回あたりの時間 | 月あたりの時間 | 何から何を作るか | 困っていること |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 例 | 請求書の発行 | 経理・Aさん | 月1回 | 3時間 | 3時間 | 受注表→請求書PDF→メール送付 | 転記ミスが月に数件ある |
| 1 | 【 】 | 【 】 | 【毎日／週◯回／月◯回】 | 【◯時間】 | 【頻度×時間】 | 【材料→成果物】 | 【 】 |
| 2 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 |
| 3 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 |
※月あたりの時間の目安：毎日の作業は「1回の時間×20日」、週の作業は「週の時間×4.3」で換算します。
シート2 作業への分解と仕分け
上位の業務を「材料を集める・形を変える・確かめる・決める・届ける」の動詞で区切ります。
| 業務名 | 作業 | 手順が決まっているか | 間違えても人が直せるか | 仕分け |
|---|---|---|---|---|
| 例：請求書の発行 | 受注データの確認 | はい | いいえ | ○ AIで下読み＋人が確認 |
| 例：請求書の発行 | 請求書への転記 | はい | はい | ◎ AIに渡す第一候補 |
| 【 】 | 【 】 | 【はい／いいえ】 | 【はい／いいえ】 | 【◎／○／△／×】 |
| 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 |
仕分けの目安
- ◎ 手順が決まっていて、間違えても人が直せる：AIに渡す第一候補
- ○ 手順が決まっているが、間違えると影響が大きい：AIで下読みし人が最終確認
- △ 判断・調整が中心で、間違えても直せる：AIを相談相手として使う
- × 判断・調整が中心で、間違えると影響が大きい：人が残す仕事
シート3 優先順位（最初の1業務を選ぶ）
各項目を1〜3点で付けます（3が高い）。
| 候補の作業 | 月の時間（長いほど高い） | 手順の決まり具合 | 現場の困り度 | 合計 | メモ |
|---|---|---|---|---|---|
| 【 】 | 【1〜3】 | 【1〜3】 | 【1〜3】 | 【 】 | 【 】 |
| 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 |
| 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 | 【 】 |
最初に試す作業：【 】 試行期間：【◯月◯日〜◯月◯日】 推進役：【氏名】
使うときの注意
- 棚卸しは人の評価ではありません。始める前に「しんどい作業を減らすため」と目的を伝えておくと、時間を少なく書くことを防げます。
- 完璧を目指すと棚卸しだけで止まりやすくなります。全社で上位20件ほどがつかめれば十分と割り切るのが目安です。
- 個人情報や機密情報を大量に扱う作業は、最初の1業務には向きにくいため、社内ルールに慣れてから検討してください。