雛形・表・シート 効果測定シート（試行前後の比較）
AIツールの試行前と試行後の作業時間・ミス・負担感を比べ、続けるか・やり方を変えるか・やめるかを判断するためのシートです。費用対効果の計算欄も付いています。
使う人：推進役・試行に参加した担当者（判断は部門長・経営者）
使い方
- 試行を始める前の2週間、対象業務にかかった時間と回数を記録する
- 試行中は週1回5分、かかった時間と困ったことを振り返り欄に書く
- 試行1か月後に同じ項目を2週間測り、前後を比べて金額に換算する
- 判断欄で継続・変更・中止を決め、浮いた時間の使い道を書き残す
基本情報
| 項目 | 記入欄 |
|---|
| 対象業務 | 【例：週2回の会議の議事録作成】 |
| 使ったツール | 【 】 |
| 参加者 | 【氏名・人数】 |
| 試行前の測定期間 | 【◯月◯日〜◯月◯日（2週間）】 |
| 試行後の測定期間 | 【◯月◯日〜◯月◯日（試行1か月後の2週間）】 |
1. 前後の比較
| 指標 | 試行前 | 試行後 | 差 |
|---|
| 1回あたりの時間 | 【◯分】 | 【◯分】 | 【 】 |
| 月の回数 | 【◯回】 | 【◯回】 | 【 】 |
| 月あたりの時間（時間×回数） | 【◯時間】 | 【◯時間】 | 【削減時間】 |
| ミス・手戻りの件数（月） | 【◯件】 | 【◯件】 | 【 】 |
| 担当者の負担感（1〜5、5がしんどい） | 【 】 | 【 】 | 【 】 |
| AI出力の確認・修正にかかった時間 | ― | 【◯分／回】 | ― |
2. 金額への換算
| 項目 | 計算式 | 数値 |
|---|
| 削減時間 | 試行前の月時間−試行後の月時間 | 【月◯時間】 |
| 時間単価 | 年間の人件費（会社負担込み）÷年間の労働時間 | 【◯円】 |
| 月の効果額 | 削減時間×時間単価 | 【◯円】 |
| 月額費用 | ライセンス料・従量課金 | 【◯円】 |
| 月の純効果 | 月の効果額−月額費用 | 【◯円】 |
| 初期費用 | 設定・研修・社内の作業時間を含む | 【◯円】 |
| 回収月数 | 初期費用÷月の純効果 | 【◯か月】 |
3. 数字に出にくい効果
- 担当者の負担が軽くなった
- ミス・確認漏れが減った
- 特定の人しかできなかった作業を、ほかの人もできるようになった
- その他：【 】
4. 週ごとの振り返り
| 週 | かかった時間 | うまくいったこと | 困ったこと・変えたやり方 |
|---|
| 1週目 | 【 】 | 【 】 | 【 】 |
| 2週目 | 【 】 | 【 】 | 【 】 |
| 3週目 | 【 】 | 【 】 | 【 】 |
| 4週目 | 【 】 | 【 】 | 【 】 |
5. 判断
- 浮いた時間の使い道：【残業の削減／採用の見送り／付加価値業務への振替】
- 判断：【継続する／やり方を変えて再試行する／やめる】
- 判断の理由：【 】
- 次に試す業務・横展開する部署：【 】
- 次回の測定予定：【試行3か月後・◯月◯日】
使うときの注意
- 最初の2〜4週間は慣れの期間で、数字が実力より低く出やすい傾向があります。1か月後と3か月後の2回測って傾向を見るのが目安です。
- 1回だけの短縮時間を単純に年換算すると、効果が実態より大きく出ます。繁閑差も考えて月単位の実測で計算してください。
- 浮いた時間がそのまま人件費の削減になるわけではありません。現金として減るのは残業代が減った場合などに限られる点を説明に添えてください。