生成AIの社内利用ルール（ガイドライン）
社員が生成AIを業務で使うときの「使ってよい範囲」と「入れてはいけない情報」を定める条文のひな形です。A4で1〜2枚の第1版づくりに使えます。
使い方
- 社員に、いま使っているツールと使いたい業務を5分ほどヒアリングする
- 【 】の箇所（社名・承認ツール・申請先・報告先）を自社の実名で埋める
- 朝礼や会議で10分ほど「なぜ作ったか」「何が変わるか」を口頭で説明して配布する
- 半年後に、寄せられた「これは入力していい？」という質問をもとに見直す
雛形
生成AI利用ガイドライン
制定日：【2026年◯月◯日】 管理部署：【総務部】
第1条（目的）
本ガイドラインは、【株式会社◯◯】（以下「当社」）における生成AIの業務利用について、安全かつ効果的な活用を進めるために必要な事項を定める。当社は生成AIを業務効率化の手段と位置づけ、本ガイドラインの範囲内での積極的な活用を推奨する。
第2条（対象者）
本ガイドラインは、当社の役員・従業員・派遣社員・業務委託先で当社業務に従事する者に適用する。
第3条（利用できるツール）
- 業務で利用できる生成AIツールは、別紙1の承認ツール一覧に掲載したものに限る。
- 一覧にないツールを業務で利用したい場合は、事前に【総務部・担当者名】へ申請し、承認を得る。
- 業務には会社が用意したアカウントを使用し、個人契約のアカウントは使用しない。
第4条（入力してはならない情報）
次の情報は生成AIに入力しない。
- （1）顧客・取引先・従業員の個人情報（氏名、連絡先、住所、マイナンバー等）
- （2）社外秘の経営情報・技術情報・ノウハウ（未発表の決算数値、価格表、設計図等）
- （3）取引先から秘密保持義務を負って預かった情報
- （4）その他、漏えいした場合に当社または第三者に損害を与えるおそれのある情報
判断に迷う場合は、入力する前に【相談窓口】へ確認する。
第5条（学習利用の設定）
入力内容がAIの学習に利用されない設定またはプランで利用することを原則とする。設定方法は【別紙2／社内チャットの固定投稿】を参照する。
第6条（出力内容の取り扱い）
- 生成AIの出力には誤り・偏り・第三者の権利を侵害する内容が含まれる可能性がある。利用者は事実確認と内容の妥当性の確認を行う責任を負う。
- 社外に提出・公開する成果物は、人による最終確認を経てから出す。
- 他者の著作物・商標に似た文章や画像が出力された場合は、そのまま使用せず【相談窓口】へ相談する。
第7条（相談窓口）
利用方法や判断に迷う点は【担当者名・連絡先】に相談する。窓口は寄せられた質問をQ&Aとして社内に共有する。
第8条（違反時・誤入力時の対応）
- 本ガイドラインに反する利用またはそのおそれに気づいた場合は、速やかに【報告先】へ報告する。
- 誤って禁止情報を入力した場合も、自主的な報告を最優先とし、報告したことを理由とする不利益な取り扱いは行わない。
第9条（見直し）
本ガイドラインは、技術動向と社内の利用状況を踏まえ、原則として【半年】ごとに見直す。
附則
本ガイドラインは【2026年◯月◯日】から施行する。
別紙1 承認ツール一覧
| ツール名 | プラン | 主な用途 | 学習利用の設定 | 管理者 |
|---|---|---|---|---|
| 【ツール名】 | 【法人プラン等】 | 【文書の下書き・要約】 | 【オフ確認済み】 | 【担当者名】 |
| 【ツール名】 | 【 】 | 【議事録作成】 | 【 】 | 【 】 |
別紙2 入力してよいか迷ったときの目安
| 入力してよい例 | 入力しない例 |
|---|---|
| 公開済みの自社サイトの文章 | 顧客名簿・見積先の担当者名 |
| 固有名詞を伏せた社内メモ | 未発表の決算数値・価格表 |
| 一般的な文章の言い回しの相談 | 取引先から預かった図面・資料 |
使うときの注意
- 本ひな形は一般的な項目を整理したもので、法的助言ではありません。社内の実情と専門家の確認をもとに調整してください。
- 懲戒など就業規則に関わる扱いを加える場合は、社会保険労務士や弁護士への確認をおすすめします。
- 医療・金融など業種特有の規制や、取引先との秘密保持契約の条件によって、入力禁止情報の範囲は変わります。
- 各ツールの学習利用の設定やプラン内容は変わることがあるため、最新の利用規約・設定画面で確認してください。