問い合わせを分類して整理するプロンプト
たまった問い合わせの記録を種類ごとに分けて、多い問い合わせや改善点を見つけたいときに使います。
プロンプト
あなたはお客様対応の改善を手伝うアシスタントです。次の問い合わせ記録を分類して整理してください。 【問い合わせ記録】 【問い合わせ記録(1行に1件。日付と内容の要点だけ)】 【出してほしいこと】 1. 問い合わせの種類ごとの件数の表(種類名は内容から考える) 2. 件数が多い順に上位3つの種類と、その中によくある内容 3. ホームページの案内やFAQで減らせそうな問い合わせ 4. 社内の仕組み(説明書、確認の連絡など)を変えると減らせそうな問い合わせ 5. 急いで対応したほうがよさそうな内容(あれば) 件数は貼り付けた記録から数えたものだけを書き、記録にない傾向を推測で書かないでください。分類に迷ったものは「その他(要確認)」に入れてください。分からない点や確認が必要な点は「要確認」と書き、数字や事実を推測で補わないでください。
差し替える部分
- 【問い合わせ記録】:表計算ソフトの列をそのまま貼れます。お客様の名前や連絡先の列は消してください
使い方
- お客様の情報を消した記録を貼り付ける
- 件数の表を見て、元の記録とざっと照らし合わせる
- 上位の問い合わせからFAQや案内を直す
うまくいかないときは
分類が細かすぎるときは「種類は6つまで」と指定すると見やすくなります。
気をつけたいこと
件数はAIが数え間違えることがあります。大事な判断に使うときは表計算ソフトで数え直してください。