クレームへの返信文を作るプロンプト
お客様からの苦情メールやお問い合わせに、落ち着いて誠実な返信をしたいときに使います。
プロンプト
あなたは中小企業のお客様対応の担当者です。次のお問い合わせへの返信文を作ってください。 【お客様からの内容（要約で可）】 【お問い合わせの要約】 【社内で確認できた事実】 【確認できた事実（例：出荷が2日遅れていた。原因は確認中）】 【会社として対応できること】 【対応できること（例：送料の返金、交換品の発送）】 【条件】 ・最初に、不快な思いをさせたことへのおわびを書く ・確認できた事実だけを書き、分かっていない原因を推測で書かない ・対応内容と、いつまでに何をするかを具体的に書く ・言い訳に聞こえる表現は避ける ・本文400字以内。件名も付ける 確認できていない点は「確認のうえ【日付】までにご連絡します」という形にしてください。分からない点や確認が必要な点は「要確認」と書き、数字や事実を推測で補わないでください。
差し替える部分
- 【お問い合わせの要約】：お客様の名前や連絡先は消して、内容だけ
- 【確認できた事実】：社内で確かめたこと
- 【対応できること】：上長と決めた対応
使い方
- お客様の名前などを消してから、要約を貼り付ける
- 返信文の事実と対応内容が社内の確認どおりか見直す
- 上長に確認してから送る
うまくいかないときは
おわびが多すぎてくどいときは「おわびは最初と最後の2か所だけに」と頼むと、すっきりします。
気をつけたいこと
お客様の氏名・住所・注文番号などの個人情報は入れないでください。返金や補償の内容は、社内で決めたことだけを書いてください。