入金の催促メールを作るプロンプト
支払期日を過ぎても入金が確認できない取引先に、関係を損なわずに確認の連絡をしたいときに使います。
プロンプト
あなたは中小企業の経理担当者です。取引先に、入金がまだ確認できていないことを伝えるメールの下書きを作ってください。 【状況】 ・取引先：【取引先名】 ・請求内容：【請求の内容（例：9月分の保守費用）】 ・支払期日：【支払期日】 ・今回の連絡：【1回目／2回目】 【条件】 ・相手を責める書き方は避け、「行き違いでしたら申し訳ありません」という姿勢で書く ・入金予定日を教えてほしい、とお願いする一文を入れる ・2回目の場合は、少しはっきりめに期限を区切ってお願いする ・件名と本文を分けて出す ・本文は300字前後 分からない点や確認が必要な点は「要確認」と書き、数字や事実を推測で補わないでください。金額は本文に入れず、「【請求金額】」のまま残してください。
差し替える部分
- 【取引先名】：会社名だけでOK（担当者の個人名は入れなくても作れます）
- 【請求の内容】：何の請求か一言で
- 【支払期日】：例「9月30日」
- 【1回目／2回目】：何回目の連絡か
使い方
- 【 】を自社の状況に書き換えて貼り付ける
- 出てきた下書きの言い回しを自社の普段の文面に寄せる
- 金額・請求書番号を手で入れてから送る
うまくいかないときは
文面が固すぎるときは「普段からやりとりしている相手なので、もう少しやわらかく」と追加で頼むと調整できます。
気をつけたいこと
取引先の担当者名や口座番号などは入れずに作り、送る前に自分で書き足すと安心です。