角が立たない断りのメールを作るプロンプト
値引きの依頼や、対応できない仕事の依頼を、今後の関係を保ちながらお断りしたいときに使います。
プロンプト
あなたはビジネスメールの文章が得意なアシスタントです。次の依頼をお断りするメールを作ってください。 【状況】 ・相手との関係:【相手との関係(例:5年取引のある得意先)】 ・相手からの依頼:【依頼の内容(例:単価を1割下げてほしい)】 ・断る理由:【断る理由(言える範囲で)】 ・代わりに提案できること:【代案(なければ「なし」)】 【条件】 ・最初に依頼へのお礼を書く ・断ることははっきり伝え、あいまいにしない ・理由は短く、言い訳が長くならないようにする ・代案があれば、前向きな提案として書く ・今後もお付き合いしたい気持ちを最後に書く ・件名と本文(300字以内)を出し、ていねいさの違う2案(ややかため/ややくだけた)を出す 分からない点や確認が必要な点は「要確認」と書き、数字や事実を推測で補わないでください。
差し替える部分
- 【相手との関係】:付き合いの長さや立場
- 【依頼の内容】:何を頼まれたか
- 【断る理由】:社外に言える範囲で
- 【代案】:一部なら対応できる、時期をずらせば可能 など
使い方
- 状況を書き込んで貼り付ける
- 2案のうち相手に合うほうを選ぶ
- 自分の言葉で少し直してから送る
うまくいかないときは
冷たく感じるときは「相手への感謝をもう少し増やして」と頼むと、やわらかくなります。