ChatGPTで議事録を作る手順｜文字起こしから要約までのプロンプトと注意点
ChatGPTで議事録を作ると、会議のあとに時間をかけていた清書が、確認中心の作業に変わります。うまくいくかどうかは、ChatGPTに渡す文字起こしと指示の出し方で大きく変わります。この記事では、3つの作り方の違い、録音から共有までの4手順、そのまま使えるプロンプト、確認したい注意点を順に見ていきます。
ChatGPTの議事録は、文字起こしを貼る方法から始めるのが現実的
ChatGPTで議事録を作る3つの方法
ChatGPTで議事録を作る方法は、文字起こしを貼る・音声ファイルを添付する・録音機能を使うの3つが基本形です。違いは、音声を誰が文字にするかと、どのプランで使えるかにあります。
| 方法 | 向いている場面 | 確認したい条件（2026年11月時点） |
|---|---|---|
| 文字起こしを貼る | Web会議の文字起こしがすでにある | 無料プランでも試せる |
| 音声ファイルを添付する | ICレコーダーやスマホの録音がある | 有料プランのみ。1ファイル512MBまで |
| 録音機能（Record）を使う | Macのアプリで会議を録音したい | Plus・Pro・Businessなど。macOSアプリのみ |
Web会議が中心の会社は、会議ツール側の文字起こしを貼る方法がもっとも手軽です。ChatGPTで文字にし直す工程が要らないため、確認の手間も増えにくくなります。文字起こしのない対面の会議なら、音声の添付が候補になります。
音声の添付は、WAV・MP3・M4A・FLACなどに対応しています。一方、映像として認識されるMP4やWebMは対象外です。会議の録画をそのまま渡せない場合は、音声だけのファイルに書き出す必要があります。
Recordは1回4時間までで、Windowsでは使えません（2026年11月時点。出典：OpenAIヘルプ「ChatGPT Record」、2026年11月6日確認）。また、公式ヘルプは「英語でもっともよく動作する」と案内しており、ほかの言語の精度はばらつく場合があります。日本語の会議で使うなら、短い会議で試してから判断するのが現実的です。
料金やプランは変わることがある
対象プランや上限は変更されることがあります。最新は公式で確認をお願いします。各社の料金は生成AIの料金比較にまとめています。ChatGPT以外のツールも含めて選びたい場合はAI議事録ツールの選び方が参考になります。
ChatGPTで議事録を作る4つの手順
ChatGPTで議事録を作る流れは、録音・文字起こし、整理、要約、確認と共有の4ステップが目安です。最初の1回は、内容をよく知っている社内の定例会議で試すと、間違いに気づきやすくなります。
STEP1：参加者に伝えて録音し、文字にする
会議の冒頭で、録音とAIの利用を参加者に伝えます。Web会議なら文字起こし機能を使い、対面ならスマホなどで録音します。話す人の近くにマイクを置くと、聞き取りの精度が上がりやすくなります。
STEP2：外に出せない情報を確認する
顧客名、個人情報、未公表の金額が入っていないかを確認します。自社の契約プランと社内ルールで入力してよい範囲を超える場合は、記号に置き換えるか、その部分を除きます。
STEP3：会議の情報を添えて要約を依頼する
文字起こしだけを渡すと、一般的な要約になりやすくなります。会議名、日付、参加者、議題、ほしい形式を一緒に伝えます。最後に「不明な点は推測せず【要確認】と書く」と添えると、確認が楽になります。
STEP4：決定事項と担当・期限を人が確認して共有する
決定事項、担当者、期限、数字の4つを、文字起こしや出席者の記憶と照らし合わせます。可能なら発言者本人か司会者が目を通してから共有します。
音声を添付する場合は、最初に文字起こしだけを出させ、そのあと要約を頼むと、どこで聞き間違えたかを確かめやすくなります。公式ヘルプも、文字起こしに誤りが含まれる場合があり、話者の識別も信頼できないことがあると案内しています（出典：OpenAIヘルプ「Uploading files and audio to ChatGPT」、2026年11月6日確認）。
ChatGPTの議事録にそのまま使えるプロンプト
ChatGPTの議事録のプロンプトは、会議の情報・出力の形・わからないときの扱いの3つを書くと、結果が安定しやすくなります。【 】の中を自社の内容に置き換えて使ってください。
文字起こしから議事録を作るプロンプト
議事録を作るプロンプト
下の文字起こしから、社内共有用の議事録を作ってください。
【会議の情報】
・会議名：【営業定例】
・日時：【2026年11月6日 10:00〜11:00】
・参加者：【山田、佐藤、鈴木】
・議題：【11月の受注見込み、展示会の準備】
【出力の形】
1. 要点（3行）
2. 議題ごとの話し合いの内容
3. 決定事項
4. やること（担当・期限の表）
5. 次回までに確認すること
【守ること】
・文字起こしにないことは書かない
・担当や期限が不明な場合は推測せず【要確認】と書く
・言い間違いやあいづちは省き、ですます調でまとめる
【文字起こし】
（ここに貼り付ける）
音声ファイルから文字起こしをするプロンプト
音声を文字にするプロンプト
添付の音声を、日本語で文字起こししてください。要約はせず、話された内容をそのまま書きます。聞き取れない箇所は【不明】と書き、推測で埋めないでください。話し手の区別がつく場合は「話者A」「話者B」のように分けてください。
議事録の抜けを確認するプロンプト
議事録を見直すプロンプト
上の議事録を、文字起こしと照らし合わせて確認してください。
1. 文字起こしにない内容が入っていないか
2. 決まったことと、検討中のことが混ざっていないか
3. 担当者や期限が抜けている項目はないか
4. 数字や日付の記載に食い違いがないか
毎回同じ形の議事録を作るなら、指示文をプロジェクトなどに保存しておくと、次回からの手間が減ります。プロンプトは一度で完成させず、社内で読みにくかった点を直しながら育てていくのがおすすめです。
ChatGPTの議事録で確認したい注意点
ChatGPTの議事録で確認したいのは、入力する情報の扱い、録音の同意、内容の正確さの3つです。便利な一方で、会議には社外秘の話題が含まれやすいため、始める前に線を引いておくと安心です。
| 確認すること | 目安 |
|---|---|
| 入力情報の学習 | 個人向けプランは設定によって学習に使われる場合がある。Businessは既定で学習の対象外 |
| 録音の同意 | 会議の前に参加者へ伝える。社外の人がいる会議は特に確認する |
| 内容の誤り | 固有名詞、数字、期限、決定事項は人が確認する |
| 残し方 | 録音と文字起こしの保存場所と、消す時期を決めておく |
個人向けプランの設定はChatGPTの学習をオフにする設定で確認できます。入力してよい情報の決め方は生成AIからの情報漏えい対策にまとめています。
OpenAIのヘルプも、他の人を録音する場合は法律を確認し、適切な同意を得るよう案内しています。社外の人が参加する会議では、録音してよいかを冒頭で確認しておくと、後のトラブルを避けやすくなります。契約や個人情報に関わる判断で迷う場合は、公式の情報や専門家にも確認してください。
人事や取引条件の会議は対象から外す選択肢もある
すべての会議で使う必要はありません。人事、採用の評価、未公表の取引条件などを話す会議は、当面は人が記録すると決めておく方法もあります。使う会議と使わない会議を先に分けると、社内の不安も減らしやすくなります。
ChatGPTの議事録を社内の仕事に定着させる進め方
ChatGPTの議事録を定着させるコツは、1つの定例会議から始めて、形と担当を固定することです。全社で一度に始めるより、小さく試して社内に見本を作るほうが、現場に受け入れられやすい傾向があります。
| 時期の目安 | やること | 確かめること |
|---|---|---|
| 1〜2週目 | 社内の定例会議を1つ選び、担当者が試す | 確認と修正にかかった時間 |
| 3〜4週目 | 読みにくかった点を直し、プロンプトと形式を固定する | 参加者が内容を読み取れるか |
| 2か月目 | 別の会議へ広げ、使わない会議も決める | 担当が代わっても同じ形で作れるか |
効果は、作成にかかる時間だけでなく、やることの抜けが減ったかでも見ると、続ける価値を判断しやすくなります。たとえば、議事録に担当と期限を必ず入れる形にしておくと、次の会議の冒頭で進み具合を確かめられます。担当が1人に偏ると、その人が休んだときに止まってしまうため、プロンプトと手順は社内で共有しておくと安心です。
会議の数が多い、毎回の録音や貼り付けが手間になってきた、という段階になったら、議事録の専用ツールも比較の候補になります。Web会議への参加から要約までをまとめて任せられるものもあります。何を自動にしたいかの整理は議事録の自動作成の記事が参考になります。ChatGPTの指示文を試した経験は、専用ツールを選ぶときの基準にも生かせます。会議そのものの時間や回数を見直したい場合は会議が多い職場の減らし方もあわせてご覧ください。
つまずきポイント
文字起こしの品質が低いまま要約させてしまう
音が割れていたり、複数の人が同時に話していたりすると、文字起こしの段階で誤りが増え、要約にもそのまま引き継がれます。議事録の出来に不満があるときは、指示文の前に録音の環境を見直すと改善しやすくなります。
「決まっていないこと」が決定事項に見えてしまう
ChatGPTは話の流れを整理するのが得意な分、検討中の案が決定事項のように書かれることがあります。「検討する」と「決まった」を分けるよう指示し、最後は会議の参加者が確かめる流れにしておくと安心です。
よくある質問
Q. 無料プランのChatGPTでも議事録は作れますか？
文字起こしを貼り付ける方法なら試せます。音声ファイルの添付は、2026年11月時点では無料プランの対象外です。入力内容の扱いはプランや設定で変わるため、社外秘を含まない会議で試すのが安全です。無料で使える範囲の考え方はAI議事録は無料でどこまで使えるかにまとめています。
Q. 長い会議の文字起こしも一度に要約できますか？
長い場合は、議題ごとや30分ごとに分けて要約し、最後に全体をまとめるほうが、抜けに気づきやすくなります。音声ファイルは512MBまでですが、公式ヘルプは非常に長い録音では処理が止まる場合があると案内しています。
Q. 話している人の名前まで正しく分けられますか？
正確に分けられるとは限りません。音声ファイルの話者の識別は信頼できない場合があると公式ヘルプに書かれています。発言者が重要な会議では、参加者の名前を伝えたうえで人が確認するか、話者を分けられる議事録ツールの利用を検討してください。