Google Meetの入室前の画面に社内ルールを表示できるように｜録画・文字起こし・Geminiのメモを使う中小企業にとっての意味

Googleは2026年11月3日、Google Meetの会議に入る前の画面（Green Room）に、録画・文字起こし・Geminiのメモの扱いについての社内ルールを表示できる機能を公表しました。Business Standard・Business Plusなどが対象で、11月2日から順次反映されます。

Google Meetの入室前の告知の発表内容

Google Meetの入室前の告知は、管理者が決めた文面を、会議に参加する前の画面に表示する機能です。Google Workspace Updates（公式ブログ）と管理者向けヘルプで確認できた内容は次のとおりです。

管理者向けヘルプによると、設定場所は管理コンソールの「アプリ」→「Google Workspace」→「Google Meet」→「Meet の安全性に関する設定」の中の「会議の開示とプライバシー」です（画面の表記は英語版ヘルプの項目名を訳したもので、実際の表示と異なる場合があります）。部署ごとに別の文面を出すこともできます。公式ブログでは、利用者（社員）側の操作は不要とされています。なお、参加者が「同意する」を押す仕組みかどうかについては、公表文・ヘルプとも触れていません。

Google Meetの入室前の告知は中小企業にどう関係するか

Google Meetの入室前の告知は、会議の録画やAIのメモについて「事前に伝えた」と言える形をつくりやすくする機能です。9月29日からBusiness Standard・Plusでは3人以上の会議で自動メモを取る設定が既定でONになり（詳しくはこちらの速報）、10月27日からは会議のまとめがGoogle Chatに自動で届く機能も順次広がっています（こちらの速報）。会議の内容が記録として残る場面が増えるぶん、参加者に伝える仕組みの必要性も上がっているとみられます。

中小企業で影響が大きいのは、取引先・お客さまとの会議です。冒頭で「録画とAIのメモを取ります」と口頭で伝える運用は、担当者によって言い忘れが起きやすくなります。入室前の画面に文面が出れば、伝え方を会社として統一しやすくなるのが利点です。

一方で、告知を出せば何でも記録してよい、ということにはなりません。録画やメモにお客さまの個人情報が含まれる場合、どこに保存し、誰が見られ、いつ消すかといった扱いは、これまでどおり自社で決めておく必要があります。法的に何が必要かは会議の内容によって変わるため、判断に迷う場合は専門家に確認するのが安心です。

Google Meetの入室前の告知を受けて今やるべきこと

• 自社のGoogle Workspaceのプランが対象（Business Standard・Plusなど）か、Meetの管理者権限を持つ人が誰かを確認する
• 録画・文字起こし・AIのメモについて「何に使うか・どこに保存するか・いつ消すか」を決め、告知文を2〜3文で用意する（詳細を載せるページも用意できるとよい）
• 表示は「常に」か「録画・AIメモ・文字起こしのときだけ」かを決め、反映後に社外の参加者役を立てて見え方を確かめる
• 社内のAI利用ルールに「社外との会議で記録を取るときの伝え方」を1行加え、告知が出ない端末や電話参加の場合は口頭で伝える運用も残す

会議の記録をAIに任せるときの考え方は議事録をAIで自動作成する方法、社内ルールの決め方は生成AIの社内ルール・ガイドラインの作り方で整理しています。

※2026年11月4日時点の公表内容です。対象プランや画面の表記は変わることがあるため、最新は公式で確認してください。