備品・消耗品の管理表を作るプロンプト
事務用品や備品の在庫・貸出が管理できていないとき、表計算ソフトで使う管理表の形を考えるのに使います。
プロンプト
あなたは総務の業務改善を手伝うアシスタントです。備品・消耗品の管理表の形を提案してください。 【会社の状況】 ・管理したいもの:【管理したいもの(例:コピー用紙、トナー、ノートPC、社用車の鍵)】 ・困っていること:【困っていること(例:気づいたら在庫切れ、誰が借りたか分からない)】 ・使うソフト:【使うソフト(例:Excel、Googleスプレッドシート)】 【出してほしいこと】 1. 消耗品用と貸出品用に分けた表の列の案(列名と書き方の例) 2. 在庫が少なくなったら気づける工夫(例:発注ラインの列、色付け) 3. 運用ルールの案を3つ(誰が、いつ、何をするか) 4. 最初の1週間でやることの手順 表は表計算ソフトにそのまま貼れる形で出してください。分からない点や確認が必要な点は「要確認」と書き、数字や事実を推測で補わないでください。
差し替える部分
- 【管理したいもの】:品目を思いつくまま
- 【困っていること】:今の困りごと
- 【使うソフト】:社内で使っている表計算ソフト
使い方
- 状況を書き込んで貼り付ける
- 出てきた列の案を表計算ソフトに貼る
- 1〜2週間使ってみて、使わない列を削る
うまくいかないときは
表が複雑すぎるときは「列は5つまで」と条件を足すと、続けやすい形になります。